Ihr Premium Telefonservice mit eigener Assistentin

Bei der Buchung hinterlegen Sie Ihre Unternehmensinformationen und Gesprächsvorgaben in einem digitalen Formular. Diese Angaben werden anschließend strukturiert in unsere Software übergeben und bei jedem eingehenden Anruf automatisch angezeigt.

Im Rahmen des Vertragsabschlusses erhalten Sie zudem eine ortsgebundene Telefonnummer, die speziell für Ihr Unternehmen generiert wird. Diese kann als offizielle Geschäftsnummer für Ihre Außenwirkung genutzt werden. Alternativ können bestehende Telefonnummern auf diese Rufnummer weitergeleitet werden.

Auch bei einer technischen Weiterleitung werden die Anrufer-IDs (Caller-ID) des Anrufenden vollständig übermittelt. Auf dieser Grundlage erfolgt die Bearbeitung ausschließlich nach Ihren hinterlegten Vorgaben.

Der Telefonservice ist vollständig individuell steuerbar. Sie legen fest, wie eingehende Anrufe behandelt werden sollen – ob direkte Weiterleitung, Gesprächsnotiz, Terminannahme oder Priorisierung bestimmter Anliegen.

Auf Wunsch arbeiten wir mit individuellen Gesprächsleitfäden, die exakt zu Ihrem Unternehmen passen. Auch die Zeiten, zu denen unser Telefonservice aktiv ist, können flexibel und bedarfsgerecht gestaltet werden.

Nach Geschäftsschluss können Anrufe beispielsweise per Rufumleitung an eine gewünschte Nummer weitergeleitet oder alternativ über einen Mailboxservice aufgefangen werden. Dieser kann mit einem Standardtext oder einer individuell besprochenen Ansage eingerichtet werden. Eingehende Voicemails werden als Audiodatei per E-Mail weitergeleitet.

Bei erhöhtem Anrufaufkommen kann zudem eine Warteschlange mit transparenter Standard- oder Individualansage integriert werden. Änderungen oder neue Vorgaben können in Abstimmung zeitnah berücksichtigt werden, sodass sich der Service jederzeit an Ihren Geschäftsalltag anpassen lässt.

Ja. Durch eine integrierte Kalenderanbindung können Termine nach Ihren definierten Regeln verwaltet und eingetragen werden.

Voraussetzung hierfür ist eine ausdrückliche Freigabe Ihres Kalenders durch Sie. Die Terminvergabe erfolgt ausschließlich innerhalb der von Ihnen freigegebenen Zeitfenster und gemäß Ihren hinterlegten Vorgaben.

Nein. Unser Telefonservice und Sekretariatsservice ist unabhängig von unseren Adresslösungen buchbar. Er kann sowohl eigenständig als auch ergänzend zu bestehenden Unternehmensstrukturen genutzt werden.

Der Sekretariatsservice übernimmt auf Wunsch weiterführende organisatorische Aufgaben wie Terminorganisation, Reisebuchungen oder administrative Unterstützung im Tagesgeschäft. Die Leistungen werden individuell abgestimmt und vollständig digital umgesetzt.

Der Service eignet sich für Selbstständige, Start-ups, kleine und mittelständische Unternehmen sowie größere Organisationen, die ihre Erreichbarkeit professionalisieren und interne Ressourcen entlasten möchten.

Besonders sinnvoll ist der Telefonservice und Sekretariatsservice für Unternehmen, die:

• eine zuverlässige und professionelle Erreichbarkeit sicherstellen möchten,

• Mitarbeitende aufgrund von Personalmangel auf produktive Kernaufgaben fokussieren wollen,

• eine strukturierte Urlaubs- oder Krankheitsvertretung benötigen,

• oder generell ein hohes Telefonaufkommen effizient auslagern möchten.

So bleibt Ihr Unternehmen jederzeit erreichbar, ohne dass wertvolle Arbeitszeit verloren geht.

Nein. Ein professioneller Telefonservice ist nicht mit einem anonymen Callcenter vergleichbar.

Bei uns erfolgt die Telefonannahme auf Basis Ihrer individuellen Unternehmensdaten und Gesprächsvorgaben. Zusätzlich arbeiten Sie mit einem festen Ansprechpartner-Team – einer zuständigen Assistenz sowie einer definierten Vertretung. Dadurch erleben Anrufende eine konstante und vertraute Kommunikation, vergleichbar mit einem internen Sekretariat.

Dadurch wirkt die Kommunikation konsistenter und individuell abgestimmt.

Der Schutz Ihrer Unternehmensdaten und Gesprächsinhalte hat für uns höchste Priorität. Alle Informationen, die im Rahmen des Telefonservice oder Sekretariatsservice verarbeitet werden, erfolgen ausschließlich auf Basis Ihrer Vorgaben und im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen.

Unsere Mitarbeitenden arbeiten mit klar definierten Prozessen und vertraulichen Ansprechpartnerstrukturen, sodass Ihre Kommunikation professionell und diskret betreut wird.

Ein persönlicher Telefonservice bietet den entscheidenden Vorteil der menschlichen Kommunikation. Während KI-gestützte Systeme auf vorprogrammierte Entscheidungsbäume angewiesen sind, reagieren unsere Ansprechpartner flexibel und situationsbezogen auf jedes Gespräch.

Menschliche Gesprächsführung ermöglicht:

• eine natürliche und freundliche Kommunikation,

• ein echtes Verständnis für individuelle Anliegen,

• spontane Rückfragen bei unklaren Sachverhalten,

• sowie eine situative Entscheidungsfindung jenseits starrer Abläufe.

Gerade bei sensiblen Themen oder komplexeren Anliegen kann die persönliche Gesprächsführung zu einer differenzierteren Kommunikation beitragen.